Zmiana nazwy firmy - kiedy i jak zrobić to bezpiecznie i legalnie

Przedsiębiorstwa, które wypracowały już pewną pozycję na rynku, niejednokrotnie dokonują zmiany swojej nazwy (firmy). Zmiana nazwy firmy i formalności jej towarzyszące to główny problem, z jakim borykają się przedsiębiorcy rozważający renaming. Przeczytaj, gdzie powinieneś się udać, jakie dokumenty złożyć i jakie są koszty zmiany nazwy spółki z o.o. oraz jednoosobowej działalności gospodarczej.

Kiedy najlepiej zmienić kierunek w prowadzeniu biznesu?

Zmiana nazwy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.)

Jeżeli chodzi o spółki prawa handlowego, posłużymy się przykładem Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jak wynika z ustawy, nazwa jej powinna składać się z dowolnie wybranej nazwy, wraz z dodatkowym oznaczeniem „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (można używać również skrótu „Sp. z o.o.”). Dokonując zmiany nazwy spółki z o.o. trzeba oczywiście pamiętać by nie wybrać takiej, którą już się posługuje inny podmiot w tej samej branży oraz  takiej, która może wprowadzać klientów w błąd, co do przedmiotu działalności firmy, osoby właściciela, miejsca działalności i źródeł zaopatrzenia. W pierwszej kolejności potrzebna będzie uchwała walnego zgromadzenia wspólników, zaprotokołowana w formie aktu notarialnego. Następnie dokument ten, wraz z tekstem jednolitym umowy spółki po zmianach, jak również zgłoszenia aktualizacyjne do innych urzędów (NIP-2, ZUS-ZPA, RG-1) dołączamy do wypełnionych formularzy Krajowego Rejestru Sądowego (formularz KRS-Z3 ) i składamy w sądzie rejestrowym, który rejestruje nową nazwę i zgodnie z zasadą „jednego okienka” przekazuje informację o zmianie nazwy do GUS i ZUS. Dzięki temu formalności przy zmianie nazwy firmy znacznie maleją. Do składanego zgłoszenia załączyć należy potwierdzenie dokonania opłaty od wniosku o wpis do KRS oraz za publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Nowa nazwa obowiązuje od momentu wpisu do KRS.

Zmiana nazwy firmy - kiedy najlepiej dokonać rebrandingu

Zmiana nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej

W przypadku zmiany firmy jednoosobowej sprawa jest znacznie łatwiejsza niż w przypadku zmiany nazwy spółek. Rejestr firm jednoosobowych znajduje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Dane, jakie tam się znajdują to między innymi firma przedsiębiorcy (nazwa), a także oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu zamieszkania przedsiębiorcy, adres do doręczeń oraz adresy, pod którymi jest wykonywana działalność gospodarcza, w tym adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony. W przypadku jakichkolwiek zmian w tym obszarze, które wynikną po dokonaniu wpisu trzeba je zgłosić w ciągu 7 dni od dnia ich zaistnienia, w formularzu CEIDG. 

Również w przypadku zmiany nazwy jednoosobowej firmy obowiązuje zasada „jednego okienka”, co oznacza, że przy zmianie danych w jednym miejscu, dokonują się jednocześnie zmiany w Urzędzie Skarbowym, GUS, ZUS czy KRUS. Zmiana nazwy firmy, w tym przypadku nie pociąga za sobą w tym przypadku żadnych kosztów.

Kiedy warto zmienić nazwę firmy?

Zmiana nazwy przedsiębiorstwa to krok, który może całkowicie odmienić wizerunek marki i otworzyć drogę do nowych możliwości biznesowych. Decyzja o zmianie nazwy firmy nigdy nie powinna być przypadkowa - wymaga analizy sytuacji rynkowej, dotychczasowych doświadczeń i przyszłych planów rozwoju. Czasami nowa nazwa firmy jest nie tylko szansą na świeży start, ale też koniecznością, aby skuteczniej budować rozpoznawalność, przyciągać klientów i chronić markę przed ryzykiem prawnym.

Oto najczęstsze sytuacje, w których warto rozważyć zmianę:

• Rozszerzenie działalności na nowe rynki – gdy dotychczasowa nazwa działalności jest zbyt lokalna lub ogranicza rozwój poza obecny obszar działania.
  
• Zmiana profilu firmy lub oferty – jeśli zakres usług czy produktów ewoluował, a dotychczasowa nazwa przedsiębiorstwa nie oddaje już charakteru działalności.
  
• Rebranding i odświeżenie wizerunku – gdy marka chce przyciągnąć nowych klientów, zbudować nowoczesny charakter lub wyjść z niekorzystnych skojarzeń.
  
• Problemy prawne lub podobna nazwa na rynku – kiedy istnieje ryzyko sporów o znak towarowy, a decyzja o zmianie nazwy firmy pozwala uniknąć konfliktów i zapewnić pełną ochronę prawną.
  
• Fuzje i przejęcia – po połączeniu z innym podmiotem nowa nazwa firmy pomaga stworzyć spójną, silniejszą markę.
  
• Negatywne skojarzenia lub kryzys reputacyjny – jeśli stara nazwa działalności budzi złe emocje, zmiana może pomóc odbudować zaufanie klientów.
  
• Niedostosowanie do trendów marketingowych – gdy nazwa brzmi przestarzale, jest trudna do zapamiętania lub nie działa w kanałach online.
  

Jak widzisz, rebranding marki nie jest wcale zły - wręcz przeciwnie, często to bardzo dobre posunięcie dla rozwoju biznesu. Jeśli jednak nie wiesz, jak wymyśleć nazwę dla swojej firmy, odświeżyć dotychczasowy wizerunek lub przejść przez proces rebrandingu w sposób bezpieczny i skuteczny, warto powierzyć to zadanie specjalistom. Zespół Brandelaw na Nazwane.pl tworzy unikalne, oryginalne i dopasowane nazwy firm, które są nie tylko atrakcyjne marketingowo, ale także posiadają wolne domeny internetowe oraz nadają się do zastrzeżenia jako znaki towarowe. A jeśli zależy Ci na czasie, możesz skorzystać z gotowych propozycji dostępnych na Rmarket.pl - gotowe nazwy firm, które są bezpieczne, przemyślane i gotowe do natychmiastowego wdrożenia.

Marcin Setlak

Prawnik, CEO w kancelarii Brandelaw. Specjalizuje się kreacji marek oraz własności intelektualnej. Stworzył ponad 300 marek firm i produktów. Wykładowca w Centrum Prawa Własności Intelektualnej im. H. Grocjusza oraz Akademii Leona Koźmińskiego.